Zum 1. Januar 2026 waren bei den Steuerberaterkammern 105.953 Mitglieder registriert, darunter 89.549 Steuerberaterinnen und Steuerberater. Von insgesamt 53.932 Praxen ohne weitere Beratungsstellen sind 36.167 Einzelpraxen – das entspricht 67,1 Prozent.
Der Berufsstand ist damit kleinteilig strukturiert. Gleichzeitig gehört er zu den Branchen, in denen Belegtransfer, Dokumentenmanagement, Mandantenportale und digitale Signaturen vielerorts seit Jahren zum Alltag gehören.
Trotzdem klingt die Beschreibung des Kanzleialltags in vielen Praxen ähnlich: Rückfragen, unvollständige Unterlagen und Fristendruck kurz vor der Abgabe. Die Digitalisierung hat den Transportweg verändert – aber nicht automatisch das, was transportiert wird.
Digitalisierung in der Steuerkanzlei: der Weg ist digital, die Übergabe bleibt unklar
Der Beleg kommt heute digital. Er kommt aber weiterhin unvollständig, unsortiert oder ohne den Kontext, der für die Bearbeitung nötig wäre.
- Die Unterlagen gehen ein und die Bearbeitung beginnt.
- Während der Bearbeitung fehlt eine Information.
- Es entsteht eine Rückfrage per E-Mail oder Telefon.
- Der Vorgang wird zurückgelegt und später erneut aufgenommen.
- Bis zur Antwort ist der Bearbeitungsstand nicht mehr vollständig präsent und muss neu erarbeitet werden.
Der eigentliche Aufwand liegt damit häufig nicht in der fachlichen Bearbeitung, sondern im Beschaffen fehlender Informationen und im wiederholten Wiedereinarbeiten in denselben Vorgang. Auffällig ist: Viele Kanzleien wissen nicht, wie viele Rückfragen sie tatsächlich stellen – und welche Mandate den größten Anteil daran haben.
Warum Rückfrageschleifen entstehen
Der Mandant weiß nicht, was „vollständig“ bedeutet
Was aus Sicht der Kanzlei selbstverständlich dazugehört, ist für den Mandanten häufig nicht erkennbar. Ohne eine konkrete, auf den Mandantentyp zugeschnittene Beschreibung entsteht Unvollständigkeit fast zwangsläufig.
Die Übergabe ist kein vereinbarter Prozess
Treffen Unterlagen zu wechselnden Zeitpunkten, über unterschiedliche Kanäle und ohne feste Struktur ein, muss die Kanzlei jeden Eingang neu sortieren.
Rückfragen werden einzeln statt gebündelt gestellt
Wird jede fehlende Information separat erfragt, entstehen mehrere Kontakte je Vorgang. Jede Unterbrechung erzeugt zusätzliche Einarbeitungszeit.
Der Rückfrageaufwand wird nicht ausgewertet
Ohne Erfassung bleibt unbekannt, welche Belegarten und Mandate die meisten Rückfragen verursachen. Damit fehlt die Grundlage für gezielte Maßnahmen.
Alle Mandate durchlaufen denselben Ablauf
Ein Mandat, das regelmäßig vollständig liefert, und eines, bei dem jeder Monat Nacharbeit erzeugt, werden häufig identisch behandelt – obwohl der interne Aufwand deutlich voneinander abweicht.
Neue Mandate werden nicht strukturiert eingearbeitet
Ohne Einweisung zu Beginn setzt sich die Art der Belegübergabe fest, die der Mandant von sich aus wählt. Eingespielte Gewohnheiten später zu verändern, ist deutlich schwieriger.
Rückfragen in der Kanzlei systematisch reduzieren
1. Rückfragen über einige Wochen erfassen
Erfasst werden nur Mandat, Belegart und fehlende Information. Vier bis sechs Wochen reichen in vielen Fällen aus, um wiederkehrende Muster sichtbar zu machen.
2. Nach Mandaten und Ursachen auswerten
Häufig zeigt sich eine deutliche Konzentration: Ein begrenzter Teil der Mandate und wenige wiederkehrende Belegarten erzeugen einen großen Anteil des Aufwands.
3. Vollständigkeit je Mandantentyp konkret definieren
Eine kurze Checkliste in verständlicher Sprache klärt, welche Unterlagen benötigt werden, in welcher Form sie einzureichen sind und welcher Termin gilt.
4. Die Übergabe als festen Ablauf vereinbaren
Ein fester monatlicher Termin, ein vereinbarter Kanal und eine definierte Struktur ersetzen den unregelmäßigen Eingang. Das erleichtert die Planung auf beiden Seiten.
5. Rückfragen bündeln
Ein Vorgang wird zunächst vollständig durchgesehen. Anschließend werden alle offenen Punkte gesammelt und gemeinsam angefragt. Dadurch sinkt die Zahl der Unterbrechungen.
6. Auffällige Mandate gezielt einarbeiten
Bei Mandaten mit hohem Rückfrageaufwand lohnt sich ein konkretes Gespräch mit praktischer Anleitung. Eine kleine Investition in die Zusammenarbeit kann dauerhaft Nacharbeit vermeiden.
7. Neue Mandate strukturiert aufsetzen
Eine kurze Einweisung beim Mandantenonboarding ist wirksamer als die spätere Korrektur bereits etablierter Gewohnheiten.
8. Erst danach über zusätzliche Werkzeuge entscheiden
Ist der Übergabeprozess geklärt, lässt sich beurteilen, welches Werkzeug tatsächlich zusätzlichen Nutzen bringt. Andernfalls wird lediglich ein unklarer Ablauf beschleunigt.
Anonymisiertes Praxisbeispiel aus einer kleinen Kanzlei
Das folgende anonymisierte Beispiel beschreibt eine typische Ausgangslage: Eine Kanzlei mit zwölf Mitarbeitenden hatte den digitalen Belegtransfer flächendeckend eingeführt. Die erwartete Verringerung der Rückfragen blieb aus – die Kontakte liefen nun lediglich über einen anderen Kanal.
Über sechs Wochen erfasste das Team, bei welchem Mandat welche Information fehlte. Die Auswertung zeigte zwei Muster: Ein überschaubarer Teil der Mandate verursachte den weit überwiegenden Anteil der Rückfragen. Innerhalb dieser Mandate betrafen die Fragen fast immer dieselben wenigen Belegarten.
Die Kanzlei erstellte für diese Fälle eine einseitige Checkliste in einfacher Sprache und führte mit den betroffenen Mandanten ein kurzes Gespräch. Zusätzlich wurde ein fester monatlicher Übergabetermin vereinbart.
Die Rückfragen gingen in diesen Mandaten zurück. Für das Team war besonders relevant, dass Vorgänge seltener zurückgelegt und später erneut aufgenommen werden mussten. Das Problem lag nicht im Übertragungsweg, sondern in einer nie ausgesprochenen Erwartung darüber, was „vollständig“ bedeutet.
Fazit: Erst den Prozess klären, dann digitalisieren
In einem Berufsstand, in dem 67,1 Prozent der Praxen Einzelpraxen sind, ist verfügbare Zeit eine besonders knappe Ressource. Zusätzliche Werkzeuge helfen nur begrenzt, solange die Schnittstelle zum Mandanten ungeklärt bleibt.
Der wirksamste Hebel ist eine klare Vereinbarung darüber, was wann in welcher Form übergeben wird – verbunden mit einer Auswertung, wo diese Vereinbarung heute nicht funktioniert. Digitalisierung wirkt dort, wo der Prozess vorher geklärt wurde. Sonst beschleunigt sie nur den Weg zur nächsten Rückfrage.
Häufige Fragen zur Digitalisierung in Steuerkanzleien
Warum sinken Rückfragen durch digitale Belegübergabe nicht automatisch?
Weil die Digitalisierung den Transportweg verändert, nicht die Vollständigkeit der Informationen. Fehlt eine Angabe, entsteht die Rückfrage unabhängig vom verwendeten Kanal.
Wie lange sollten Rückfragen erfasst werden?
Vier bis sechs Wochen sind ein sinnvoller Start, sofern der Zeitraum keine ungewöhnlichen Sondereffekte enthält.
Was gehört in eine Vollständigkeits-Checkliste?
Konkret benannte Unterlagen, die erwartete Form und der vereinbarte Termin – formuliert in der Sprache des Mandanten und nicht ausschließlich in Fachbegriffen.
Was tun bei dauerhaft hohem Rückfrageaufwand?
Zunächst sollte das Mandat gezielt eingearbeitet werden. Bleibt der Aufwand bestehen, ist zu prüfen, ob Leistungsumfang, Prozess oder Konditionen angepasst werden müssen.
Sollten Kanzleien zuerst Prozesse klären oder Software einführen?
In der Regel zuerst den Prozess. Ein digitalisierter unklarer Ablauf bleibt unklar – er läuft lediglich schneller.
Quellenverzeichnis
- Bundessteuerberaterkammer: Berufsstatistik 2025, Stand 1. Januar 2026.
- International Organization for Standardization: ISO 9001:2015 – Quality management systems, insbesondere Abschnitt 8.2 zu Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen.
- Taiichi Ohno: Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Productivity Press, 1988. Grundlage zur Betrachtung von Warten und Nacharbeit als Verschwendung.
Abrufdatum der Onlinequellen: 27. August 2026. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich organisatorische Abläufe einer Kanzlei und enthält keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
