Einleitung
Ein Gebäudedienstleister mit 250 Mitarbeitenden betreut typischerweise mehrere Dutzend Objekte. Die meisten Beschäftigten arbeiten in Teilzeit, viele früh morgens oder abends, oft allein und immer außerhalb des eigenen Betriebsgeländes.
Die Arbeitszeit wird in vielen dieser Unternehmen weiterhin auf Papier erfasst: Stundenzettel im Objekt, Abgabe zum Monatsende, Übertragung in die Lohnabrechnung.
Das erzeugt zwei Probleme gleichzeitig – ein rechtliches und ein wirtschaftliches. Das rechtliche ist bekannt und wird meist diskutiert. Das wirtschaftliche ist größer und wird meist übersehen.
Denn ohne belastbare Ist-Zeiten je Objekt kann kein Gebäudedienstleister sagen, welche Objekte tragen und welche nicht. Die Kalkulation basiert dann auf Leistungswerten, die Abrechnung auf Pauschalen – und die Differenz bleibt unbekannt.
Der rechtliche Rahmen, kurz und sachlich
Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Grundlage ist die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).
Die Pflicht besteht damit unabhängig davon, ob ein eigenes Gesetz zur elektronischen Zeiterfassung in Kraft ist. Ein solches Gesetz war zum Redaktionsstand angekündigt, aber noch nicht verabschiedet; der Entwurf sieht unter anderem eine grundsätzlich elektronische, taggleiche Aufzeichnung und Übergangsfristen nach Betriebsgröße vor.
Unabhängig davon gelten bereits heute:
- die Aufzeichnungspflicht für über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz,
- die Aufzeichnungspflichten nach § 17 Mindestlohngesetz, die für das Gebäudereinigungsgewerbe ausdrücklich gelten,
- die Aufbewahrungsfristen für diese Aufzeichnungen.
Für die Gebäudereinigung ist der letzte Punkt besonders relevant: Die Branche gehört zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereichen mit besonderen Mitführungs- und Aufzeichnungspflichten.
Die praktische Konsequenz ist unspektakulär: Erfasst werden muss ohnehin. Die Frage ist nur, wie – und ob die Erfassung nebenbei auch Nutzen erzeugt.
Das Problem: Der Stundenzettel liefert keine verwertbaren Daten
Papiererfassung erzeugt Aufwand, aber keine Information. Das Muster ist wiederkehrend:
- Der Zettel kommt am Monatsende, oft unvollständig oder unleserlich.
- Objektzuordnung und Leistungsart fehlen häufig.
- Rückfragen finden Wochen nach der Leistung statt, wenn sich niemand erinnert.
- Die Übertragung in die Lohnabrechnung erfolgt manuell und erzeugt Fehler.
- Krankheit, Urlaub und Springereinsätze sind nicht sauber getrennt.
- Sonderleistungen und Regiearbeiten sind nicht als solche gekennzeichnet – und werden daher nicht abgerechnet.
- Am Monatsende gibt es Lohnkosten je Mitarbeitendem, aber keine belastbaren Kosten je Objekt.
Der letzte Punkt ist der teuerste. Auffällig ist dabei: Kaum ein Gebäudedienstleister kann sagen, wie stark die tatsächlichen Zeiten je Objekt von den kalkulierten abweichen. Genau diese Abweichung entscheidet über das Ergebnis.
Ursachen: Warum die Erfassung in der Fläche scheitert
Der Arbeitsort ist nicht der Betrieb
Ein Zeiterfassungsterminal im Verwaltungsgebäude nützt jemandem nichts, der um 5:30 Uhr in einem Objekt drei Straßen weiter beginnt.
Nicht alle Mitarbeitenden haben ein Diensthandy
Eine App-Lösung, die ein privates Smartphone voraussetzt, ist arbeitsrechtlich und praktisch problematisch – und in Teilzeitstrukturen häufig nicht durchsetzbar.
Die Netzabdeckung ist nicht überall gegeben
Tiefgaragen, Technikräume und Kellerbereiche sind reale Einsatzorte. Erfassung muss offline funktionieren und später synchronisieren.
Sprachliche Vielfalt wird nicht berücksichtigt
In vielen Teams sind mehrere Sprachen vertreten. Eine Erfassungslösung mit deutschem Fachvokabular wird nicht genutzt.
Leistungsarten sind nicht definiert
Ohne klare Unterscheidung zwischen Unterhaltsreinigung, Sonderleistung, Regiearbeit und Fahrzeit lassen sich Zeiten nicht auswerten – selbst wenn sie digital erfasst werden.
Objekte sind nicht sauber angelegt
Fehlen Objektstammdaten mit Flächen, Frequenzen und kalkulierten Zeiten, gibt es keinen Vergleichswert. Die Ist-Zeit allein sagt nichts.
Erfassung wird als Kontrolle wahrgenommen
Wird die Einführung nicht erklärt und nicht mit der Interessenvertretung abgestimmt, entsteht Widerstand – unabhängig von der Technik.
Lösungsansätze: Erfassung, die Nutzen erzeugt
1. Vor der Technik die Struktur klären
Objektstammdaten mit Fläche, Frequenz, kalkulierter Zeit und Leistungsarten. Ohne diese Basis erzeugt jede Erfassung Zahlen ohne Bezugsgröße.
2. Leistungsarten auf wenige Kategorien begrenzen
Vier bis sechs genügen: Unterhaltsreinigung, Glas- und Sonderreinigung, Regieleistung, Fahrzeit, Rüst- und Materialzeit. Mehr Kategorien werden im Feld nicht korrekt gewählt.
3. Die Erfassung dorthin bringen, wo gearbeitet wird
Praktikable Wege sind ein einfaches Terminal oder ein NFC-Tag im Objekt, ein Diensthandy für Vorarbeiter und Objektleitungen oder eine Telefonanmeldung. Entscheidend ist, dass die Erfassung ohne Umweg am Einsatzort möglich ist.
4. Offline-Fähigkeit voraussetzen
Die Erfassung muss ohne Netz funktionieren und anschließend synchronisieren. Andernfalls entstehen genau in den kritischen Objekten Lücken.
5. Bildbasiert und mehrsprachig gestalten
Symbole und wenige, klar unterscheidbare Auswahlpunkte statt Textfelder. Das erhöht die Nutzung deutlich mehr als jede Schulung.
6. Klassisch automatisieren, wo die Regel eindeutig ist
Regelbasiert und ohne KI lassen sich abbilden:
- Übernahme der Zeiten in die Lohnabrechnung
- Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität je Tag
- Warnung bei Überschreitung von Höchstarbeitszeiten und Unterschreitung von Ruhezeiten
- Zuschlags- und Nachtarbeitslogik
- Soll-Ist-Vergleich je Objekt
- Erinnerung an fehlende Erfassungen
Dieser Teil erzeugt den größten Nutzen – und er ist keine KI.
7. KI dort einsetzen, wo Vorschläge helfen
Sinnvolle Anwendungen sind Vorschläge für die Einsatzplanung bei Ausfällen unter Berücksichtigung von Qualifikation, Verfügbarkeit und Fahrzeit, die Erkennung auffälliger Zeitmuster als Hinweis auf Kalkulationsfehler, sowie die Übersetzung von Einweisungen und Sicherheitsunterlagen.
Wichtig ist die Grenze: Entscheidungen über Personen – Einsatz, Bewertung, Konsequenzen – bleiben bei Menschen. Automatisierte Leistungs- oder Verhaltensbewertung ist arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich ein eigenes Thema und sollte vorab geklärt werden.
8. Die Nachkalkulation als eigentlichen Nutzen behandeln
Sobald Ist-Zeiten je Objekt und Leistungsart vorliegen, entsteht die Auswertung, die vorher unmöglich war: Welche Objekte liegen über der Kalkulation, und warum. Erfahrungsgemäß zeigt sich eine deutliche Konzentration auf wenige Objekte.
9. Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an einbeziehen
Zweckbindung, Datenminimierung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte werden vor der Einführung festgelegt. Bei bestehendem Betriebsrat besteht regelmäßig ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Überwachungseinrichtungen. Eine früh eingebundene Interessenvertretung beschleunigt die Einführung, sie verlangsamt sie nicht.
10. Mit einer Objektgruppe beginnen
Nicht alle Objekte gleichzeitig. Fünf bis zehn Objekte mit unterschiedlichem Profil zeigen innerhalb weniger Wochen, was funktioniert.
Praxisbeispiel: Ein typischer Fall aus der Gebäudedienstleistung
Das folgende Beispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Ausgangslage.
Ein Gebäudedienstleister mit rund 220 Mitarbeitenden betreute etwa 60 Objekte. Die Zeiterfassung erfolgte über Stundenzettel, die Objektleitungen monatlich einsammelten.
Das Ergebnis war stabil, aber unter Plan. Die Geschäftsführung vermutete zu niedrige Angebotspreise und wollte die Kalkulationsansätze anheben.
Zunächst wurde in zehn Objekten über acht Wochen digital erfasst – mit einem NFC-Tag im Objekt, Erfassung über Diensthandys der Objektleitungen und vier definierten Leistungsarten.
Die Auswertung zeigte drei Punkte. Erstens lagen die Ist-Zeiten in sieben der zehn Objekte nahe an der Kalkulation. In drei Objekten lagen sie deutlich darüber. Zweitens entfiel in diesen drei Objekten ein erheblicher Teil der Mehrzeit auf Leistungen, die als Regiearbeit hätten abgerechnet werden können – sie waren beauftragt, aber nie in Rechnung gestellt worden, weil sie auf dem Stundenzettel nicht unterscheidbar waren. Drittens war die Fahrzeit zwischen zwei benachbarten Objekten höher als angenommen, weil Materialholen mit eingerechnet werden musste.
Der Dienstleister rollte die Erfassung stufenweise aus, führte den Soll-Ist-Vergleich je Objekt monatlich ein und richtete eine Kennzeichnung für Regieleistungen mit anschließender Abrechnungsprüfung ein. Die Einsatzplanung bei Ausfällen wurde durch Vorschläge unterstützt, die Entscheidung blieb bei der Objektleitung.
Die Kalkulationsansätze wurden nicht pauschal angehoben. Angepasst wurden drei Objekte – auf Basis von Zahlen, die im Nachverhandlungsgespräch belegbar waren.
Die Erkenntnis daraus: Die Preise waren überwiegend richtig. Ein Teil der erbrachten Leistung war nur nie abgerechnet worden.
Fazit
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist für Gebäudedienstleister kein Grund zur Digitalisierung. Sie ist der Anlass.
Der Nutzen liegt nicht in der Erfüllung einer Vorschrift, sondern in einer Auswertung, die vorher nicht möglich war: Ist-Zeiten je Objekt und Leistungsart gegen die Kalkulation.
Die wirksamste Automatisierung ist dabei regelbasiert und unspektakulär – Plausibilitätsprüfung, Lohnübernahme, Soll-Ist-Vergleich. KI ist nützlich für Planungsvorschläge und Übersetzungen, nicht für Entscheidungen über Menschen.
Und die Reihenfolge bleibt dieselbe wie überall: Objektstammdaten und Leistungsarten zuerst, Technik danach. Wer eine unklare Struktur digitalisiert, erhält dieselbe Unklarheit in besserer Auflösung.
Häufige Fragen (FAQ)
Besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt?
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Ein eigenes Gesetz zur elektronischen Erfassung war zum Redaktionsstand angekündigt, aber nicht verabschiedet. Die konkrete Bewertung sollte arbeitsrechtlich geprüft werden.
Muss die Erfassung elektronisch erfolgen?
Nach der derzeitigen Rechtslage ist die Form nicht zwingend vorgegeben. Der Gesetzentwurf sieht eine grundsätzlich elektronische, taggleiche Aufzeichnung mit Übergangsfristen vor.
Was gilt speziell für die Gebäudereinigung?
Für das Gebäudereinigungsgewerbe gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 17 Mindestlohngesetz sowie die Mitführungspflichten nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Diese Anforderungen bestehen unabhängig von der Diskussion um die elektronische Zeiterfassung.
Darf ein privates Smartphone verlangt werden?
Das ist rechtlich problematisch und praktisch selten durchsetzbar. Tragfähiger sind Terminals oder NFC-Tags im Objekt und Diensthandys für Objektleitungen.
Ist der Betriebsrat einzubeziehen?
Bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, besteht regelmäßig ein Mitbestimmungsrecht. Eine frühe Einbeziehung ist auch praktisch sinnvoll.
Welchen wirtschaftlichen Nutzen hat die Umstellung?
Den Soll-Ist-Vergleich je Objekt. Er zeigt, welche Objekte über der Kalkulation liegen und welche beauftragten Leistungen nicht abgerechnet wurden.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Objekte bei Ihnen tragen
Sie möchten wissen, wie stark die Ist-Zeiten Ihrer Objekte von der Kalkulation abweichen und welche Leistungen nicht abgerechnet werden? Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse und bei der Auswahl eines praktikablen Erfassungswegs.
Quellenverzeichnis
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21: Pflicht zur Einführung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. https://www.bundesarbeitsgericht.de
- Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 (CCOO): Verpflichtung der Mitgliedstaaten zur Einrichtung objektiver, verlässlicher und zugänglicher Arbeitszeiterfassungssysteme. https://curia.europa.eu
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere § 3 (Arbeitszeit), § 5 (Ruhezeit) und § 16 Abs. 2 (Aufzeichnungspflicht). https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/
- Mindestlohngesetz (MiLoG), insbesondere § 17 (Aufzeichnungspflichten), sowie Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), § 2a (Mitführungspflichten). https://www.gesetze-im-internet.de
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), insbesondere Artikel 5 (Grundsätze, u. a. Zweckbindung und Datenminimierung); Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 6 (Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen).
- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Veröffentlichungen zu Arbeitszeitgestaltung und Nacht- und Schichtarbeit. Dortmund: BAuA. https://www.baua.de
Hinweise: Dieser Beitrag stellt die Rechtslage zum Redaktionsstand in vereinfachter Form dar und enthält keine Rechtsberatung. Der Stand der Gesetzgebung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung war zum Redaktionsschluss in Bewegung; maßgeblich sind ausschließlich die verkündeten Fassungen. Für die Bewertung im konkreten Fall sowie für Fragen der Mitbestimmung und des Datenschutzes empfehlen wir arbeits- und datenschutzrechtliche Beratung. Das Praxisbeispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Ausgangslage.
