In einem vielzitierten Experiment verfolgte der Digitalverband Bitkom einen Container von einem deutschen Hersteller über Bremerhaven bis nach Vancouver. An zehn dokumentierten Übergabepunkten liefen nur sechs elektronisch und maschinenlesbar ab. Sieben Übergaben erfolgten papierbasiert oder als reines PDF zur menschlichen Lesbarkeit, teils zusätzlich zur elektronischen Variante (Bitkom, 2020).
Das beschriebene Muster – Informationen, die auf dem Weg von der Auftragsannahme bis zur Zustellung mehrfach das Medium wechseln – findet sich bis heute in vielen kleinen und mittleren Speditions- und Lagerlogistikbetrieben.
Das Problem: Jeder Medienwechsel ist eine mögliche Fehlerquelle
In vielen Speditionen läuft ein Auftrag nicht durchgängig verbunden: Der Auftrag wird telefonisch oder per E-Mail angenommen, der Lieferschein auf Papier unterschrieben, Daten erst später in ein System übertragen und für die Rechnungsstellung ein separates System genutzt.
Jeder dieser Übergänge kann Informationen verzögern, unvollständig machen oder verfälschen. Der Bitkom-Bericht beschreibt das zugrunde liegende Problem als „Silo-Denken“, bei dem parallel laufende IT-Systeme einen durchgängigen Datenaustausch verhindern.
Ursachen: Warum Schnittstellenprobleme bestehen bleiben
Historisch gewachsene Systeme
Auftragsannahme, Disposition, Lagerverwaltung und Abrechnung laufen häufig über getrennte, unabhängig eingeführte Systeme.
Fehlende Standards zwischen Partnern
Eine Sendung durchläuft Verlader, Spediteur, Subunternehmer und Empfänger. Ohne abgestimmte Formate für den Datenaustausch entstehen an jeder Grenze weitere Medienbrüche.
Schnittstellen werden nachträglich mitgedacht
Wird ein neues System eingeführt, ohne die Übergabepunkte zu bestehenden Abläufen und Partnern zu klären, entsteht eine zusätzliche Insellösung.
Fehlende Prozessstandardisierung
Ein Prozess, der je nach Fahrer oder Schicht anders abläuft, lässt sich nur schwer durchgängig digital abbilden.
Lösungsansätze: Schnittstellen gezielt identifizieren und schließen
- Gesamten Auftragsweg abbilden: Den Weg von Annahme bis Rechnungsstellung – auch über Unternehmensgrenzen hinweg – vollständig aufnehmen. Das SCOR-Modell hilft, Schritte einheitlich zu erfassen.
- Medienbrüche identifizieren: Sichtbar machen, wo Informationen von Papier zu einem System oder von System zu System wechseln.
- Kritische Schnittstellen priorisieren: Zuerst die Übergänge bearbeiten, an denen Verzögerungen, Rückfragen oder Fehler am häufigsten entstehen.
- Standards mit Partnern klären: Vor einer Softwareeinführung Formate und Zeitpunkte des Austauschs verbindlich festlegen.
- Erfassung früh digital gestalten: Informationen direkt bei der Übergabe digital erfassen, statt sie später von Papier zu übertragen.
- Partner aktiv einbeziehen: Schnittstellenprobleme entstehen selten allein im eigenen Unternehmen und werden oft nur gemeinsam gelöst.
Praxisbeispiel: Kleine Spedition
Eine Spedition mit rund 25 Mitarbeitenden nahm Aufträge überwiegend telefonisch an. Lieferscheine wurden auf Papier unterschrieben und erst nach Rückkehr ins Lager erfasst – teilweise erst am nächsten Tag. Rechnungen verzögerten sich, und Kunden konnten den Status einer Sendung nicht zuverlässig erfragen.
Die Prozessaufnahme zeigte: Der Engpass lag nicht im Transport, sondern in der Übertragung der Lieferscheindaten in das Abrechnungssystem. Nach einer digitalen Erfassung direkt bei der Übergabe stand die Information sofort für die Rechnungsstellung bereit. Rückfragen gingen spürbar zurück.
Erkenntnis: Der Engpass lag in der Schnittstelle zwischen Papier und System.
Fazit
Wer den gesamten Auftragsweg – auch über Unternehmensgrenzen hinweg – transparent macht und die kritischsten Schnittstellen gezielt schließt, reduziert Verzögerungen und Fehler wirksamer als durch die Einführung einzelner neuer Systeme.
FAQ
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch liegt vor, wenn Informationen beim Übergang von einem Träger oder System zu einem anderen manuell übertragen werden müssen, etwa von Papier in ein digitales System.
Warum reicht neue Software allein nicht?
Ohne geklärte Schnittstellen zu bestehenden Systemen und Partnern entsteht lediglich eine weitere Insellösung.
Was ist das SCOR-Modell?
Das Supply Chain Operations Reference Model ist ein etabliertes Referenzmodell zur Beschreibung und Analyse von Lieferkettenprozessen.
Sie möchten wissen, an welchen Schnittstellen Ihre Prozesse am meisten Zeit verlieren? Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse.
Quellenverzeichnis
- Bitkom e. V. (2020): Bitkom-Experiment: Digital Supply Chain. Ergebnisbericht vom 19.10.2020.
- Association for Supply Chain Management (ASCM) / Supply Chain Council: SCOR Digital Standard.
- DIN EN ISO 9001:2015: Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen.