Einleitung
Der Pulse-of-the-Profession-Report 2025 des Project Management Institute (PMI), eine weltweite Befragung von rund 3.000 Projektfachleuten, zeigt einen deutlichen Unterschied: Projekte, die von Verantwortlichen mit ausgeprägter Abstimmungs- und Steuerungskompetenz geführt werden, erreichen ihre Ziele in 83 Prozent der Fälle – gegenüber 78 Prozent bei den übrigen Projekten. Die Fehlerquote liegt bei 8 gegenüber 11 Prozent (PMI, 2025).
Bemerkenswert ist außerdem: 93 bis 94 Prozent der befragten Projektfachleute setzen bei auftretenden Herausforderungen zuerst auf Stakeholder-Management und aktive Abstimmung – nicht auf zusätzliches Fachwissen (PMI, 2025).
Für kleine B2B-Dienstleister wie Ingenieurbüros, IT-Dienstleister oder Sachverständige, die selten über ein eigenes Projektmanagement-Büro verfügen, ist das ein wichtiger Hinweis: Fachliche Exzellenz allein sichert kein erfolgreiches Projekt.
Das Problem: Abstimmung läuft informell statt strukturiert
In vielen kleinen Dienstleistungsunternehmen läuft die Projektabstimmung über eine Mischung aus E-Mails, Telefonaten und mündlichen Zusagen. Wer für welche Entscheidung zuständig ist, wird selten schriftlich festgehalten.
Typische Folgen:
- Zwei Ansprechpartner beim Kunden äußern in getrennten Gesprächen leicht unterschiedliche Anforderungen.
- Eine mündliche Absprache wird von den Beteiligten unterschiedlich erinnert.
- Niemand fühlt sich für eine offene Frage eindeutig zuständig, bis sie zum Problem wird.
Diese Situationen entstehen nicht, weil die fachliche Arbeit schlecht ist. Sie entstehen, weil die Abstimmung zwischen den Beteiligten nicht klar organisiert ist.
Ursachen: Warum Abstimmung in kleinen Projekten oft zu kurz kommt
Fachliche Kompetenz wird höher gewichtet als Abstimmungsprozesse
Bei der Projektbesetzung zählt oft in erster Linie das fachliche Können. Wie ein Projekt organisiert und abgestimmt wird, bleibt häufig der jeweiligen Person überlassen.
Es gibt keinen zentralen Informationsstand
Wenn Status, Entscheidungen und offene Punkte über verschiedene Kanäle verteilt sind, kennt niemand zuverlässig den vollständigen aktuellen Stand eines Projekts.
Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert
Ohne eine klare Festlegung, wer entscheidet, wer informiert wird und wer eine Aufgabe umsetzt, entstehen Doppelarbeit und Lücken gleichermaßen.
Mündliche Absprachen werden nicht dokumentiert
Ohne kurze schriftliche Bestätigung bleibt eine mündliche Zusage angreifbar – jede beteiligte Person erinnert sie möglicherweise anders.
Lösungsansätze: Abstimmung genauso ernst nehmen wie Fachwissen
1. Verantwortlichkeiten zu Projektbeginn klären
Eine einfache Übersicht, wer entscheidet, wer umsetzt und wer lediglich informiert wird, reduziert Missverständnisse erheblich – auch ohne aufwendiges Projektmanagement-Tool.
2. Einen zentralen Informationsstand festlegen
Status, offene Punkte und Entscheidungen werden an einer einzigen, für alle Beteiligten zugänglichen Stelle dokumentiert, statt über E-Mail-Verläufe verteilt zu bleiben.
3. Mündliche Absprachen kurz schriftlich bestätigen
Eine kurze Gesprächsnotiz nach jedem wichtigen Telefonat oder Termin schafft Klarheit und verhindert spätere Missverständnisse.
4. Feste, kurze Abstimmungstermine statt Ad-hoc-Kommunikation
Regelmäßige, kurze Termine schaffen Gelegenheit, offene Fragen frühzeitig zu klären, bevor sie zu Verzögerungen führen.
5. Eskalationswege vorab festlegen
Ist von Anfang an klar, wie mit Unklarheiten umgegangen wird, die sich nicht sofort lösen lassen, entstehen weniger unnötige Verzögerungen.
6. Nach Projektabschluss kurz reflektieren
Ein kurzer Rückblick zeigt, an welcher Stelle Missverständnisse entstanden sind – und wie sich das beim nächsten Projekt vermeiden lässt.
Praxisbeispiel: Ein typischer Fall aus einem IT-Dienstleistungsunternehmen
Das folgende Beispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Situation, wie sie in kleinen B2B-Dienstleistungsunternehmen vorkommt.
Ein IT-Dienstleister setzte für einen mittelständischen Kunden ein Projekt mit zwei Ansprechpartnern auf Kundenseite um. Beide äußerten in getrennten Telefonaten leicht unterschiedliche Anforderungen an eine Schnittstelle. Da keine zentrale Dokumentation existierte, arbeitete das Projektteam zunächst auf Basis widersprüchlicher Annahmen weiter.
Erst kurz vor der geplanten Auslieferung fiel der Widerspruch auf. Ein Teil der Arbeit musste angepasst werden, der Liefertermin verschob sich.
Nach diesem Vorfall führte das Unternehmen eine einfache Regel ein: Anforderungen von unterschiedlichen Ansprechpartnern werden zentral in einem gemeinsamen Dokument zusammengeführt und bei Widersprüchen aktiv geklärt, bevor die Umsetzung beginnt.
Die Erkenntnis daraus: Der Fehler entstand nicht durch mangelndes fachliches Können, sondern durch fehlende Abstimmung zwischen den Beteiligten.
Fazit
Der PMI-Report 2025 bestätigt: Abstimmungs- und Steuerungskompetenz beeinflusst den Projekterfolg messbar – unabhängig von der fachlichen Qualität der Arbeit (PMI, 2025). Für kleine B2B-Dienstleister ohne eigenes Projektmanagement-Büro bedeutet das: Klare Verantwortlichkeiten, ein zentraler Informationsstand und dokumentierte Absprachen sind keine Bürokratie, sondern ein wirksamer Schutz vor Projektchaos.
Häufige Fragen (FAQ)
Warum scheitern Projekte trotz fachlich guter Arbeit?
Häufig liegt es nicht an der fachlichen Leistung, sondern an unklaren Verantwortlichkeiten und fehlender Abstimmung zwischen den Projektbeteiligten.
Was ist eine RACI-Matrix und wozu dient sie?
Eine RACI-Matrix legt für jede wichtige Aufgabe fest, wer verantwortlich ist, wer entscheidet, wer beratend hinzugezogen wird und wer lediglich informiert wird. Sie muss nicht aufwendig sein, um wirksam zu sein.
Braucht ein kleines Dienstleistungsunternehmen ein eigenes Projektmanagement-Tool?
Nicht zwingend. Entscheidend ist ein zentraler, für alle Beteiligten zugänglicher Informationsstand – dieser lässt sich auch mit einfachen Mitteln umsetzen.
Wie lässt sich der Erfolg besserer Abstimmung messen?
Kennzahlen wie die Anzahl nachträglicher Änderungen, Terminverschiebungen oder Rückfragen pro Projekt zeigen, ob sich die Abstimmung verbessert hat.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo in Ihren Projekten Abstimmung verloren geht
Sie möchten wissen, an welcher Stelle Ihrer Projektabwicklung Informationen verloren gehen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse.
Quellenverzeichnis
- Project Management Institute (PMI) (2025): Pulse of the Profession® Report 2025. Newtown Square: Project Management Institute. https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse
- Project Management Institute (PMI) (2021): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 7. Auflage. Newtown Square: Project Management Institute.
