Einleitung
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht stellte klar, dass sich die Pflicht auf die gesamte geleistete Arbeitszeit bezieht und die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen muss (BAG, 2022).
Hinweis: Diese Ausführungen dienen der fachlichen Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung. Für die konkrete Umsetzung im eigenen Unternehmen ist rechtlicher Rat einzuholen.
Für viele B2B-Dienstleister bedeutet das: Die Daten entstehen ohnehin. Die eigentliche Frage ist, ob sie über die Lohnabrechnung hinaus genutzt werden.
Denn wer Arbeitszeit erfasst, besitzt die Grundlage für eine Auswertung, die in kleinen Dienstleistungsunternehmen häufig fehlt: Welche Projekte, welche Kunden und welche Auftragsarten tragen tatsächlich zum Ergebnis bei?
Das Problem: Kalkuliert wird vorher, ausgewertet wird nie
In vielen Ingenieurbüros, IT-Dienstleistungen und Planungsbüros existiert eine sorgfältige Vorkalkulation. Ein Angebot wird auf Basis geschätzter Aufwände erstellt, der Stundensatz ist definiert, das Angebot geht raus.
Was danach häufig fehlt, ist der Abgleich: Wie viel Aufwand ist tatsächlich angefallen? Und stimmt das mit der ursprünglichen Schätzung überein?
Ohne diesen Abgleich entstehen typische Situationen:
- Ein Kunde gilt als wichtig, weil sein Umsatz hoch ist – ohne dass bekannt ist, wie viel unbezahlter Abstimmungsaufwand dahintersteckt.
- Ein bestimmter Auftragstyp wird immer wieder angenommen, obwohl er regelmäßig deutlich mehr Zeit kostet als kalkuliert.
- Die Stundensätze werden pauschal erhöht, weil das Ergebnis nicht stimmt – ohne zu wissen, welche Aufträge das Problem verursachen.
Ursachen: Warum die Auswertung unterbleibt
Zeiten werden nur für die Abrechnung erfasst
Wird die Zeit ausschließlich auf Mitarbeitende gebucht und nicht auf Projekte oder Auftragsarten, lässt sich im Nachhinein nicht bestimmen, wo der Aufwand entstanden ist.
Nebenzeiten bleiben unsichtbar
Abstimmungen, Rückfragen, Nacharbeit und interne Korrekturschleifen werden oft nicht einem Projekt zugeordnet. Genau dort entsteht jedoch häufig der Unterschied zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Aufwand.
Es fehlt eine feste Routine
Ohne einen festen Termin, an dem abgeschlossene Projekte ausgewertet werden, verdrängt das Tagesgeschäft die Auswertung zuverlässig.
Die Ergebnisse werden als Bewertung von Personen missverstanden
Wenn eine Nachkalkulation als Kontrolle einzelner Mitarbeitender wahrgenommen wird, entsteht Widerstand. Sie sollte den Auftrag bewerten – nicht die Person.
Lösungsansätze: Aus vorhandenen Daten Entscheidungen ableiten
1. Zeiten projektbezogen erfassen
Die Buchung sollte mindestens dem Projekt oder Auftrag zugeordnet werden, nicht nur der Person und dem Tag. Ohne diese Zuordnung ist keine Auswertung möglich.
2. Wenige, klare Tätigkeitskategorien festlegen
Eine grobe Unterscheidung – etwa zwischen Leistungserbringung, Abstimmung und Nacharbeit – reicht meist aus. Zu viele Kategorien führen dazu, dass ungenau gebucht wird.
3. Soll und Ist nach Projektabschluss vergleichen
Der Vergleich zwischen kalkuliertem und tatsächlichem Aufwand zeigt unmittelbar, wo die Schätzung systematisch abweicht.
4. Nach Auftragsarten und Kunden auswerten
Interessant ist selten das einzelne Projekt, sondern das Muster: Welche Art von Auftrag weicht regelmäßig ab? Bei welchem Kunden entsteht überdurchschnittlich viel Abstimmungsaufwand?
5. Ergebnisse in die nächste Kalkulation zurückführen
Eine Nachkalkulation entfaltet ihren Nutzen erst, wenn die Erkenntnisse die künftige Angebotserstellung beeinflussen – etwa durch realistischere Aufwandsansätze für bestimmte Auftragstypen.
6. Konsequenzen bewusst entscheiden
Ein Auftragstyp, der sich nicht rechnet, muss nicht zwingend aufgegeben werden. Möglich sind auch angepasste Preise, ein veränderter Leistungsumfang oder ein standardisierter Ablauf, der den Aufwand senkt. Wichtig ist, dass die Entscheidung bewusst getroffen wird.
Praxisbeispiel: Ein typischer Fall aus einem Planungsbüro
Das folgende Beispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Situation aus einem kleinen B2B-Dienstleistungsunternehmen.
Ein Planungsbüro mit acht Mitarbeitenden stellte fest, dass das Ergebnis trotz guter Auslastung hinter den Erwartungen zurückblieb. Die naheliegende Überlegung war eine allgemeine Erhöhung der Stundensätze.
Zunächst wurden jedoch die ohnehin erfassten Arbeitszeiten erstmals nach Auftragsarten ausgewertet. Dabei zeigte sich, dass eine bestimmte Art kleinerer Änderungsaufträge im Durchschnitt deutlich mehr Abstimmungsaufwand verursachte, als in der Kalkulation angesetzt war. Der eigentliche Bearbeitungsaufwand entsprach der Schätzung – die Abstimmung mit dem Kunden nicht.
Das Büro entschied sich, für diesen Auftragstyp einen definierten Ablauf mit festen Abstimmungspunkten einzuführen und den Aufwand in der Kalkulation realistisch anzusetzen. Eine pauschale Erhöhung aller Stundensätze war nicht erforderlich.
Die Erkenntnis daraus: Das Problem lag nicht in der Höhe der Stundensätze, sondern in einem einzelnen Auftragstyp, dessen tatsächlicher Aufwand nie ausgewertet worden war.
Fazit
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird häufig als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen. Die dabei entstehenden Daten sind jedoch die Grundlage für eine Auswertung, die in vielen kleinen Dienstleistungsunternehmen fehlt.
Wer Zeiten projektbezogen erfasst und nach Abschluss mit der Kalkulation abgleicht, erkennt, welche Auftragsarten tragfähig sind und wo systematisch zu niedrig geschätzt wird. Das ist eine belastbarere Entscheidungsgrundlage als eine pauschale Preisanpassung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation schätzt den Aufwand vor Auftragsannahme. Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss den tatsächlichen mit dem geschätzten Aufwand.
Wie detailliert muss die Zeiterfassung für eine Nachkalkulation sein?
Eine Zuordnung zum Projekt und eine grobe Unterscheidung weniger Tätigkeitsarten genügen in der Regel. Zu feine Kategorien führen eher zu ungenauen Buchungen.
Muss dafür eine spezielle Software angeschafft werden?
Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass Zeiten projektbezogen erfasst und regelmäßig ausgewertet werden. Bei kleinen Fallzahlen ist das auch mit einfachen Mitteln möglich.
Wie vermeidet man, dass Mitarbeitende die Auswertung als Kontrolle empfinden?
Indem transparent kommuniziert wird, dass Aufträge und Kalkulationsannahmen bewertet werden – nicht die Leistung einzelner Personen.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Ihrer Aufträge sich tatsächlich rechnen
Sie erfassen Arbeitszeiten, werten sie aber nicht systematisch aus? Wir unterstützen Sie gerne dabei, aus vorhandenen Daten belastbare Entscheidungsgrundlagen zu gewinnen.
Quellenverzeichnis
- Bundesarbeitsgericht (2022): Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21. Erfurt: Bundesarbeitsgericht. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 3 Abs. 2 Nr. 1: Grundpflichten des Arbeitgebers. Jeweils geltende Fassung.
- Europäischer Gerichtshof (2019): Urteil vom 14. Mai 2019, Rechtssache C-55/18 (CCOO). Luxemburg: EuGH.
- DIN EN ISO 9001:2015: Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, Abschnitt 9.1 „Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung“. Berlin: Beuth Verlag.
