Einleitung
Im Onlinehandel gibt es eine Kennzahl, die fast niemand erhebt und die trotzdem direkt auf den Umsatz wirkt: die Zeit zwischen Wareneingang und Verkaufsfähigkeit.
Die Ware ist bezahlt. Sie ist verzollt. Sie steht auf dem Hof. Und sie ist nicht verkäuflich – weil sie noch nicht gezählt, geprüft, eingelagert und im System verfügbar gemeldet ist.
Bei einem Nachschub-Container im laufenden Sortiment fällt das kaum auf. Bei einem saisonalen Artikel, dessen Verkaufsfenster acht Wochen lang ist, kostet jede Woche im Wareneingang einen messbaren Anteil des Jahresumsatzes dieses Artikels.
Und genau in diesen Fällen ist die Verzögerung am größten – weil saisonale Ware in Mengen kommt, die den Wareneingang überlasten.
Der Bestand steht damit in der Bilanz, aber nicht im Shop.
Das Problem: Der Wareneingang ist ein Engpass ohne Kennzahl
Die meisten Onlinehändler messen ihre Lagerleistung ausgangsseitig: Picks pro Stunde, Aufträge pro Tag, Zeit bis Versand. Diese Kennzahlen sind gut etabliert, weil sie den Kunden betreffen.
Eingangsseitig fehlt das Gegenstück. Damit entsteht ein Bereich, der Kapazität bindet, Durchlaufzeit erzeugt und nicht beobachtet wird.
Das Muster ist wiederkehrend:
- Ein Container wird avisiert, teilweise kurzfristig.
- Er wird entladen, wenn Personal frei ist – meist am Nachmittag, weil morgens der Versand Vorrang hat.
- Die Ware steht auf der Fläche und wartet auf Zählung und Prüfung.
- Fehlen Etiketten, Kartonaufdrucke oder Angaben, entsteht eine Rückfrage beim Lieferanten.
- Bis zur Klärung bleibt die Ware liegen und blockiert die Fläche.
- Die blockierte Fläche verlangsamt den nächsten Wareneingang.
Auffällig ist dabei: Kaum ein Händler kann sagen, wie viele Tage im Schnitt zwischen Anlieferung und Verfügbarkeitsmeldung liegen – und bei welchen Lieferanten es am längsten dauert.
Ursachen: Warum die Ware liegen bleibt
Der Versand hat immer Vorrang
Das ist wirtschaftlich richtig und organisatorisch fatal. Ohne feste Kapazitätsreservierung für den Wareneingang bekommt dieser nur die Reste des Tages.
Anlieferungen sind nicht geglättet
Wenn drei Container in derselben Woche eintreffen und in der folgenden keiner, entsteht eine selbst erzeugte Spitze. Die Kapazität muss dann entweder auf die Spitze ausgelegt sein oder es entsteht Rückstau.
Die Fläche ist der eigentliche Engpass
Wareneingang braucht Platz zum Auspacken, Zählen und Bereitstellen. Ist die Fläche belegt, sinkt der Durchsatz unabhängig von der Personalstärke.
Prüfumfänge sind nicht differenziert
Wird jede Lieferung gleich intensiv geprüft, wird Aufwand dort investiert, wo er nicht nötig ist – und fehlt dort, wo er nötig wäre.
Lieferantenvorgaben fehlen
Kartonkennzeichnung, Artikeletiketten, Packlisten, Mengen je Karton, Mischkartons: Ohne verbindliche Vorgaben entsteht bei jeder Lieferung Sortier- und Klärarbeit im eigenen Haus.
Retouren und Wareneingang konkurrieren
Beide brauchen dieselbe Fläche und dieselben Personen. In der Hochsaison treffen sie gleichzeitig auf.
Die Verfügbarkeitsmeldung erfolgt erst am Ende
Häufig wird eine Lieferung erst als verfügbar gebucht, wenn sie vollständig eingelagert ist. Damit ist eine Palette Ware unverkäuflich, weil die letzte Palette derselben Lieferung noch aussteht.
Es fehlt eine Kennzahl
Was nicht gemessen wird, wird nicht gesteuert. Der Wareneingang ist in vielen Lagern der letzte unbeobachtete Bereich.
Lösungsansätze: Zeit bis Verkaufsfähigkeit senken
1. Die Kennzahl einführen
Erhoben wird ein einziger Wert je Lieferung: Datum der Anlieferung bis Datum der Verfügbarkeitsmeldung im Shop. Zwei Datumsfelder. Diese Zahl verändert die Diskussion, weil sie den Bereich erstmals sichtbar macht.
2. Nach Lieferant und Artikelgruppe auswerten
In der Regel zeigt sich eine deutliche Konzentration: Wenige Lieferanten verursachen die längsten Durchlaufzeiten, meist wegen fehlender Kennzeichnung oder abweichender Packvorgaben.
3. Teilverfügbarkeit buchen
Sobald eine Palette gezählt und eingelagert ist, wird sie verfügbar gemeldet – nicht erst nach Abschluss der gesamten Lieferung. Diese Änderung kostet nichts und wirkt sofort.
4. Feste Kapazität für den Wareneingang reservieren
Ein definierter Zeitblock am Tag mit festem Personaleinsatz. Ohne Reservierung verliert der Wareneingang jeden Tag gegen den Versand.
5. Anlieferungen glätten
Feste Anliefertage oder -fenster je Lieferant und Spediteur. Bei Importsendungen lässt sich der Puffer über die Verzollung und die Abrufplanung steuern. Ein geglätteter Zulauf senkt die benötigte Spitzenkapazität deutlich – das ist derselbe Effekt, der in der Produktion als Nivellierung bekannt ist.
6. Prüfumfänge risikobasiert festlegen
Neue Lieferanten und neue Artikel werden vollständig geprüft. Etablierte Lieferanten mit stabiler Qualität werden stichprobenartig geprüft, mit Rückfall auf Vollprüfung bei Auffälligkeiten. Das verlagert Aufwand dorthin, wo er wirkt.
7. Lieferantenvorgaben schriftlich vereinbaren
Eine einseitige Packvorschrift: Kartonkennzeichnung, Artikeletikett mit EAN, Menge je Karton, keine Mischkartons ohne Kennzeichnung, Packliste digital vorab. Das ist die wirksamste Maßnahme mit dem geringsten eigenen Aufwand – die Arbeit findet beim Lieferanten statt.
8. Vorab-Avis nutzen
Wenn Packliste und Mengen digital vor der Anlieferung vorliegen, kann die Einlagerung vorbereitet und die Zählung zur Verifikation statt zur Ersterfassung genutzt werden.
9. Fläche als eigene Ressource betrachten
Die Wareneingangsfläche wird definiert, gekennzeichnet und freigehalten. Wird sie als Zwischenlager genutzt, sinkt der Durchsatz. Der Zusammenhang zwischen Bestand auf der Fläche, Durchsatz und Verweildauer ist mathematisch beschrieben – mehr Bestand bei gleichem Durchsatz bedeutet zwangsläufig längere Verweildauer.
10. Retouren und Wareneingang entkoppeln
Getrennte Flächen und, wenn möglich, getrennte Zeitfenster. Beide Prozesse gleichzeitig auf derselben Fläche erzeugen den Rückstau, der in der Hochsaison den Ausschlag gibt.
11. Wirkung nachmessen
Nach zwei bis drei Monaten wird dieselbe Kennzahl erneut erhoben, getrennt nach Lieferant. Ohne Nachmessung bleibt unklar, welche Maßnahme gewirkt hat.
Praxisbeispiel: Ein typischer Fall aus dem Onlinehandel
Das folgende Beispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Ausgangslage.
Ein Onlinehändler mit rund 45 Mitarbeitenden bezog einen erheblichen Teil seines Sortiments über Importcontainer, darunter mehrere saisonale Artikelgruppen. Die Geschäftsführung stellte fest, dass einzelne Saisonartikel regelmäßig erst verfügbar waren, als die Nachfragespitze bereits zurückging.
Vermutet wurde ein Problem in der Beschaffung – zu späte Bestellung, zu lange Transportzeiten.
Zunächst wurden für sechs Monate zwei Datumsangaben je Lieferung ausgewertet: Anlieferung im Lager und Verfügbarkeitsmeldung im Shop.
Das Ergebnis verschob die Ursache. Der Transport lag im erwarteten Rahmen. Zwischen Anlieferung und Verkaufsfähigkeit lagen jedoch im Durchschnitt mehrere Tage, in Spitzenwochen deutlich mehr.
Die Detailanalyse zeigte drei Punkte. Erstens wurde eine Lieferung erst vollständig verfügbar gemeldet, nachdem der gesamte Container eingelagert war – teilweise Tage nach der ersten Palette. Zweitens verursachten zwei Lieferanten den überwiegenden Teil der Verzögerungen, in beiden Fällen wegen fehlender Artikeletiketten und nicht gekennzeichneter Mischkartons. Drittens kollidierte der Wareneingang in der Hochsaison mit der Retourenbearbeitung auf derselben Fläche.
Der Händler stellte auf Teilverfügbarkeit um, vereinbarte mit den beiden Lieferanten eine einseitige Packvorschrift, reservierte einen festen Zeitblock für den Wareneingang und trennte die Retourenfläche ab.
Die Zeit bis zur Verkaufsfähigkeit sank deutlich. Für die Geschäftsführung war ein anderer Effekt der wichtigere: Die Saisonartikel waren erstmals zum Beginn des Verkaufsfensters verfügbar – nicht in dessen Mitte.
Die Erkenntnis daraus: Der Engpass lag nicht in der Beschaffung. Er lag auf den letzten 30 Metern.
Fazit
Der Wareneingang ist in vielen Onlinehandelslagern der letzte Bereich ohne Kennzahl. Genau deshalb bleibt er langsam.
Zwei Datumsfelder je Lieferung genügen, um das zu ändern. Sie zeigen, wie lange bezahlter Bestand unverkäuflich im eigenen Haus steht – und bei welchen Lieferanten es besonders lange dauert.
Die wirksamsten Maßnahmen kosten wenig: Teilverfügbarkeit buchen, eine Packvorschrift mit den auffälligsten Lieferanten vereinbaren, einen festen Zeitblock reservieren, Retouren räumlich trennen.
Bei saisonaler Ware ist der Effekt am größten. Dort entscheidet nicht der Einkaufspreis über die Marge, sondern die Frage, ob der Artikel zum Beginn des Verkaufsfensters im Shop steht.
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Kennzahl sollte man zuerst erheben?
Die Zeit von der Anlieferung bis zur Verfügbarkeitsmeldung im Shop, ausgewertet je Lieferant und Artikelgruppe.
Was bringt Teilverfügbarkeit konkret?
Ware wird verkäuflich, sobald sie gezählt und eingelagert ist – statt erst nach Abschluss der gesamten Lieferung. Bei Containersendungen sind das häufig mehrere Tage.
Wie setzt man Packvorschriften bei Lieferanten durch?
Beginnend mit den Lieferanten, die die längsten Durchlaufzeiten verursachen, und mit einer konkreten, einseitigen Vorgabe. Der Nachweis der entstandenen Mehrarbeit ist dabei das wirksamste Argument.
Sollte jede Lieferung vollständig geprüft werden?
Nein. Risikobasiert differenzieren: Vollprüfung bei neuen Lieferanten und neuen Artikeln, Stichprobe bei stabiler Qualität, Rückfall auf Vollprüfung bei Auffälligkeiten.
Warum ist die Wareneingangsfläche relevant?
Weil sie den Durchsatz begrenzt. Bei gleichem Durchsatz führt mehr Bestand auf der Fläche zwangsläufig zu längerer Verweildauer – zusätzliches Personal ändert das nicht.
Wie verhindert man Kollisionen mit der Retourenbearbeitung?
Durch getrennte Flächen und, wenn möglich, getrennte Zeitfenster. In der Hochsaison ist das häufig der ausschlaggebende Punkt.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie lange Ihre Ware unverkäuflich im Haus steht
Sie möchten wissen, wie viele Tage zwischen Anlieferung und Verkaufsfähigkeit liegen und welche Lieferanten die längsten Durchlaufzeiten verursachen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse Ihrer Wareneingangs- und Bestandsprozesse.
Quellenverzeichnis
- Little, John D. C. (1961): A Proof for the Queuing Formula: L = λW. In: Operations Research, Vol. 9, Nr. 3, S. 383–387. DOI: 10.1287/opre.9.3.383. (Zusammenhang von Bestand, Durchsatz und Verweildauer)
- Hopp, Wallace J.; Spearman, Mark L. (2011): Factory Physics. 3. Auflage. New York: McGraw-Hill. (Wirkung von Variabilität und Auslastung auf Durchlaufzeiten)
- de Koster, René; Le-Duc, Tho; Roodbergen, Kees Jan (2007): Design and control of warehouse order picking: A literature review. In: European Journal of Operational Research, Vol. 182, Nr. 2, S. 481–501. DOI: 10.1016/j.ejor.2006.07.009. (Einordnung der Lagerfunktionen und -abläufe)
- Ohno, Taiichi (1988): Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Portland: Productivity Press. (Nivellierung des Zulaufs, Warten als Verschwendung)
- DIN EN ISO 9001:2015: Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, Abschnitt 8.4 (Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen). Berlin: Beuth Verlag.
Hinweise: Der Beitrag behandelt betriebliche Abläufe im Wareneingang. Zoll-, einfuhr- und produktsicherheitsrechtliche Anforderungen bleiben unberührt und sind gesondert zu prüfen; der Beitrag enthält keine Rechtsberatung. Das Praxisbeispiel ist anonymisiert und beschreibt eine typische Ausgangslage; die genannten Größenangaben dienen der Veranschaulichung.
